“Pada kesempatan siang hari ini, terkait dengan administrasi kita adakan rapat koordinasi berkaitan dengan penataan dan pengelolaan arsip di mana pada tahun 2022 ini Bagian Umum (Sekretariat Daerah) akan melaksanakan kegiatan penataan dan pengelolaan arsip”, ujar Asisten Administrasi Umum Sekda Grobogan Catur Suhantoro.

Asisten Administrasi Umum Sekda Grobogan Catur Suhantoro memaparkan bahwa arsip merupakan suatu produk. Sebagai suatu produk maka setiap tahun akan terus bertambah. Terlebih pada Bagian-Bagian yang output produknya adalah print out atau dokumen fisik. Menurutnya, hal ini apabila tidak terkelola dengan baik tentu akan menjadi permasalahan di kemudian hari.

“Berbicara mengenai arsip, sebetulnya manfaatnya kan juga banyak, mungkin saat ini kita belum merasakan, tapi suatu saat pada saat kita membutuhkan, misalnya ada pemeriksaan yang sifatnya rutin atau sengketa mau tidak mau kita harus membuka arsip. Bagaimana arsip ini bisa dikelola dan ditata sehingga pada saat dibutuhkan bisa cepat kita dapatkan, sehingga mau tidak mau ini harus kita pikirkan”, ungkapnya.

Pada kesempatan tersebut, pihaknya juga menjelaskan tentang penggolongan jenis-jenis arsip. Misalnya, arsip statis, arsip dinamis, arsip aktif, arsip in-aktif, dan sebagainya. Diterangkannya, arsip statis adalah arsip yang sifatnya permanen; arsip yang memiliki nilai berkelanjutan. Misalnya pada Surat Keputusan (SK) Kenaikan Pangkat. Diterangkan pula arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Di mana arsip dinamis ini juga dibedakan lagi menjadi arsip aktif dan arsip in-aktif.

Selain membahas pengelolaan arsip, pada rapat koordinasi tersebut juga dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaan penggunaan SIKD di lingkungan Setda Grobogan. Berdasar hasil evaluasi, ditemukan pada beberapa Bagian yang masih terkendala dalam mengoperasikan SIKD. Kendala yang dihadapi di antaranya dikarenakan masih belum familiar dalam penggunaan SIKD, dan username dan password masih mengalami error. 

Adapun terkait uji coba absensi menggunakan Aplikasi Berbasis Simpel-G, di lingkungan Setda Grobogan penggunaan Simpel-G sudah di mulai sejak Senin, 03 Oktober 2022 lalu. Perbedaan dengan Simpel-G versi sebelumanya, pada Simpel-G versi terbaru, titik koordinat untuk absensi bisa dilakukan di mana saja dan dengan akurasi wajah rendah. Simpel-G versi terbaru bisa diakses dari pukul 06.00-20.00. 

Hadir dalam rakor tersebut para Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan, para Kasubag dan Subkoordinator di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Grobogan, dan staf-staf terkait.

(Kontributor: Protkompim—JSA)